[cmath] MITACS Call for Networking Proposals

[MITACS director]

The MITACS Network of Centres of Excellence hereby solicits proposals
for scientific networking events (workshops, conferences, summer
schools,
short courses etc) that involve applications of the mathematical
sciences to areas having a
significant industrial, economic or social impact on Canada.

MITACS is particularly interested in entertaining proposals that have at
least one of the following features:

- they directly relate to a MITACS theme area (see
http://www.mitacs.ca);
- there is a strong training component for senior undergraduate or
  graduate students, post-doctoral fellows, or young researchers
  (examples include summer schools and short courses); and
- there is a strong potential to engage participants from non-academic
  (private or public sector) research or other partner organizations.

Joint funding applications with other organizations are welcome,
although the proposal must indicate clearly all confirmed or potential
sponsors as well as levels of financial support.


DEADLINES.
MITACS accepts networking proposals three times annually, on February 1,
June 1, and October 1 of each year. Proposers are *strongly* encouraged
to discuss their ideas with the MITACS Associate Scientific Director
(asd at mitacs.ca) as early as possible, preferably at least three
weeks prior to submitting a proposal.  MITACS may also consider
proposals submitted outside these deadlines, as funding permits.


PROPOSAL SUBMISSIONS.
Proposals should be submitted by e-mail to events at mitacs.ca in plain
text, MSWord, or PDF format. You should receive a confirmation that your
proposal was received within one week of submission.


EVALUATION PROCEDURE.
All proposals are initially reviewed by the MITACS Head Office to ensure
that they satisfy submission format guidelines (below) and lie within
the MITACS mandate. You may be contacted at this point for further
information or clarification.

Proposals which meet the guidelines are forwarded to the MITACS Research
Management Committee (RMC) for scientific review. The RMC will normally
take about one month's time from the deadline date to review proposals,
after which their decision will be communicated.


PROPOSAL FORMAT.
All of sections 1-11 below are required, and incomplete proposals will
be returned.

1. Title of event.
2. Proposed dates and location.
3. Type of activity (conference, workshop, summer school, etc).
4. Organizing Committee (names, affiliations, complete contact
   information). Identify the primary contact.
5. Executive summary of scientific and other objectives in lay terms
   (max. 100 words) which may appear in public announcements.
6. Other details of the scientific objectives, including:
   * intended audience,
   * history or background of the proposed topic,
   * recent progress, and
   * possible future directions.
7. Explain the relevance to MITACS.
8. Participants (tentative list of invited speakers and participants,
   including affiliations).
9. Budget (itemize each main meeting expense, and clearly identify the
   funding required from MITACS).
10. Other sources of financial support, including the amount requested
or committed.  
11. Organizational services being requested of MITACS (see below).

ORGANIZATIONAL SERVICES.
MITACS has some capacity to assist proposers with the organization of
their event. These services include, but are not limited to:
- assistance with budgeting;
- negotiating with conference venues to secure meeting rooms and/or
  accommodations;
- registration (including credit card services);
- design, advertising and promotion;
- business development for the purposes of attracting non-academic
  speakers or other participants; and
- fund-raising and sponsorship.

If any such services are being requested of MITACS, then this should be
clearly indicated in the proposal under item 11.

*************************************************************************

Le Réseau de centres d’excellence MITACS sollicite par la présente des
propositions d’événements de réseautage scientifique (ateliers,
conférences, écoles d’été, mini-cours, etc.) favorisant l’application
des sciences mathématiques dans des domaines ayant une grande incidence
industrielle, économique ou sociale au Canada.

MITACS s’intéresse particulièrement aux propositions ayant au moins une
des caractéristiques suivantes :
- elles se rapportent directement à l’un des thèmes de MITACS (voir
http://www.mitacs.ca);
- elles incorporent une solide composante de formation à destination des
étudiants en dernière année de premier cycle ou des étudiants des cycles
supérieurs, aux boursiers postdoctoraux ou aux jeunes chercheurs (par
exemple, les écoles d’été et les mini-cours);
- elles risquent fortement d’attirer des participants provenant
d’organismes de recherche non universitaires (du secteur privé ou du
secteur public) ou d’autres organismes partenaires.

Les demandes de financement faites conjointement avec d’autres
organismes sont les bienvenues à condition que la proposition indique
clairement tous les commanditaires confirmés ou éventuels ainsi que les
niveaux de soutien financier.


DATES LIMITES
MITACS accepte les propositions de réseautage trois fois par an avec les
dates limites suivantes : 1er février, 1er juin et 1er octobre. Les
auteurs de proposition sont vivement encouragés à discuter le plus tôt
possible de leurs idées avec le Directeur scientifique associé de MITACS
à l’adresse asd at mitacs.ca, de préférence au moins trois semaines avant
de soumettre une proposition. Il se peut que MITACS puisse examiner des
propositions déposées après ces dates limites, selon la disponibilité de
fonds.


SOUMISSIONS DE PROPOSITION
Les propositions doivent être envoyées par courriel à l’adresse
events at mitacs.ca en format texte en clair, MS Word ou PDF. Vous devriez
recevoir confirmation de la réception de votre proposition dans les sept
jours.


PROCÉDURE D’ÉVALUATION 
Toutes les propositions reçues sont initialement examinées par le siège
de MITACS afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux lignes
directrices relatives au format des soumissions (ci-dessous) et
entretiennent un rapport avec le mandat de MITACS. Il est possible que
l’on communique alors avec vous afin d’obtenir des renseignements
supplémentaires ou des clarifications.

Les propositions qui respectent ces lignes directrices sont transmises
au Comité de gestion de la recherche (CGR) de MITACS à des fins
d’évaluation scientifique. Le CGR complète normalement ces évaluations
dans les trente jours suivant la date limite de dépôt des propositions
après quoi il communique sa décision.

FORMAT DES PROPOSITIONS
Toutes les sections 1-11 ci-dessous doivent être abordées; les
propositions incomplètes seront retournées.

1. Nom de l’événement.
2. Dates et endroit proposés.
3. Type d’activité (conférence, atelier, école d’été, etc.).
4. Comité organisateur (noms, affiliations, coordonnées complètes).
Prière d’identifier la principale personne-ressource.
5. Résumé, en langage de profane, des objectifs scientifiques et autres
(max. de 100 mots) qui pourrait figurer dans des annonces publiques.
6. Autres détails relatifs aux objectifs scientifiques, notamment 
  * le public cible,
  * un historique ou de l’information générale sur le sujet proposé, 
  * les récentes avancées 
  * les orientations futures possibles.
7. Justification de la pertinence pour MITACS.
8. Participants (liste provisoire des conférenciers et participants
invités, y compris leur affiliation).
9. Budget (ventiler chaque grande dépense de l’événement et dégager
clairement le financement demandé auprès de MITACS).
10. Autres sources de soutien financier, y compris le montant demandé
et/ou engagé.
11. Services organisationnels que vous souhaitez obtenir de MITACS (voir
ci-dessous).


SERVICES ORGANISATIONNELS
MITACS a certaines capacités qu’il peut mettre au service des auteurs de
propositions pour l’organisation de leur événement. Les services
incluent, entre autres, les suivants :
- assistance en matière de budgétisation.
- négociation avec les établissements d’accueil des conférences en vue
d’obtenir des salles de réunion et/ou des services d’hébergement.
- inscription (y compris les services liés aux cartes de crédit).
- conception graphique, publicité et promotion.
- relations avec les entreprises dans le but d’attirer des conférenciers
et d’autres participants des milieux non universitaires.
- levées de fonds et parrainage.

Si vous comptez utiliser un ou plusieurs des services offerts par
MITACS, vous devez l’indiquer clairement dans votre proposition (à
l’article 11).